Niveau attendu
Les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées.
Vous informez vos publics, Argalis centralise et diffuse. Déposez vos documents clés (règlement intérieur, livret d'accueil, CGU, contacts utiles) dans votre espace organisme. Argalis les rend accessibles à tout moment via les espaces dématérialisés ou les intègre automatiquement en pièce jointe de vos communications, assurant une transmission de l'information claire, complète et traçable.
Avec Argalis, l'information essentielle est centralisée une fois, et accessible partout, tout le temps.
Exemples de preuves
- Règlement intérieur, livret d’accueil, convocation, conditions générales d’utilisation (CGU), noms des référents pédagogiques et administratifs, organigramme, aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération…), modalités d’accès, de suivi et d’accompagnement des personnes en situation de handicap.
- Pour la FOAD : modalités d’accès au LMS (learning management system ou plateforme d’apprentissage en ligne), assistance technique et pédagogique, modalités de réalisation des séquences de formation à distance.
NB : Les documents peuvent être adressés aux bénéficiaires par mail ou par courrier. Ils peuvent aussi être disponibles sur le site internet ou affichés dans les locaux et les bénéficiaires doivent en être informés. Pour le public mineur, l’information doit être transmise également aux responsables légaux. Si les prestations se déroulent en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise est applicable concernant les mesures de santé et de sécurité.
Obligations spécifiques
- CBC : Le prestataire informe sur les engagements déontologiques prévus à l’article L. 6313-4 du code du travail (respect du consentement, confidentialité).
Sous-traitance
Lorsque la prestation échantillonnée est une prestation pour laquelle l’organisme intervient en sous-traitance : l’organisme certificateur tient compte des missions confiées pour l’appréciation de cet indicateur.
Non-conformité
Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par une information incomplète.
Les outils et suggestions d’Argalis sont conçus pour vous guider dans votre démarche de mise en conformité. Il vous appartient de les adapter à votre organisation et de justifier vos processus, car la décision finale de conformité relève de l’appréciation souveraine de l’auditeur.
Pour tirer le meilleur parti d’Argalis, veuillez noter que la disponibilité de certaines fonctionnalités décrites dans la section “Comment Argalis vous aide à répondre à cet indicateur ?” dépend de votre plan d’abonnement. Un abonnement aux offres Focus ou Boost peut donc ne pas couvrir l’ensemble des outils mentionnés pour la totalité des indicateurs.