Émargement dématérialisé
Oubliez l’émargement traditionnel et la feuille à faire circuler entre les stagiaires, gagnez en efficacité en passant à l’émargement dématérialisé !
Une procédure simple et efficace
Optez pour la dématérialisation des feuilles d'émargement
Le contrôle de l’assiduité d’un stagiaire à une formation passe par la signature de la feuille de présence qui circule à chaque session. De la collecte des signatures à l’archivage, cet émargement sur papier implique une procédure de traitement chronophage, fastidieuse, et parfois inefficace (en cas de perte de la feuille d’émargement par exemple) !
L’option d’émargement dématérialisé dans Argalis vous offre un gain de temps pour la gestion de vos feuilles d’émargement et améliore leur traçabilité tout en réduisant le coût de traitement. Et elle vous procure une solution d’émargement compatible avec les formations à distance.
Pour les intervenants
Le contrôle de l'émargement par le formateur
Le formateur dispose d’une interface dédiée pour la gestion de l’émargement dématérialisé. Accessible depuis un ordinateur ou un terminal mobile, son espace signature lui permet d’émarger pour chaque créneau de formation animé.
Il accède par un lien unique à la session qu’il anime. Pour chaque créneau, le formateur a la liste des stagiaires et peut les faire signer en passant son interface en mode émargement (sur son propre smartphone ou sur une tablette dédiée par exemple).
L’intervenant gère facilement l’ouverture les créneaux à la signature, contrôle les signatures manquantes et valide l’émargement. Les absences, retards et départs anticipés des participants sont signalés en direct depuis son espace.
Un suivi des présences simple et rapide
Faire signer un apprenant
Signaler un évènement
Consulter les statistiques
Pour les apprenants
Un émargement numérique rapide
- QR Code personnel à scanner, ou accès en un clic grâce au lien présent sur la convocation
- Une interface en ligne accessible depuis un mobile, une tablette, un PC
- Signature depuis son propre support mobile, le terminal du formateur ou un terminal dédié
- Émargement en présentiel ou à distance
- Suivi du temps de présence
Pratique
Un QR Code est imprimé sur la convocation et sur le chevalet (pour les formations en présentiel) de chaque stagiaire. Un smartphone ou un PC suffisent pour accéder à l’espace signature. L’apprenant n’a qu’à scanner, signer, et suivre la formation !
Pour l'organisme de formation
Une gestion administrative simplifiée
Les données d’émargement sont mises à jour en temps réel dans chaque session, vous permettant ainsi un meilleur contrôle de l’assiduité des participants.
Inutile d’attendre le retour de vos formateurs, vous pouvez générer la feuille d’émargement individuelle et le certificat de réalisation. Vous téléchargez et partagez vos documents d’assiduité en un clin d’œil.
Choisir l’émargement dématérialisé, c’est optimiser vos processus, sécuriser vos échanges et gagner en productivité !
Gagnez encore plus de temps
Complétez seulement les noms et prénoms de vos stagiaires : ils pourront renseigner eux-mêmes leurs données personnelles (adresse, email, téléphone, date de naissance) depuis leur espace signature.
Oubliez le papier grâce à l'émargement dématérialisé !
Vous écartez le risque de perte de la feuille d’émargement ou d’une signature oubliée. Une connexion internet suffit pour que chaque stagiaire signe et que les informations remontent en direct dans la session Argalis.
Comment ça marche ?
Pour une même session, vous pouvez mixer l’émargement papier et l’émargement dématérialisé pour obtenir une feuille de présence complète.
Cette situation n’est pas possible car les apprenants ne peuvent signer que pour le créneau en cours.
L’intervenant peut ré-activé au cas par cas les créneaux précédents pour le.s stagiaire.s concerné.s.
Le QR Code est accompagné d’une URL qui renvoie également sur l’espace signature.
L’émargement dématérialisé est 100% compatible avec les classes à distance. Les stagiaires accèdent à l’interface de signature grâce au QR Code ou à l’URL présents sur leur convocation.
Le QR Code et l’URL sont propres à chaque stagiaire. En revanche, chacun peut accéder à son espace de signature depuis le terminal mobile emprunté à un autre stagiaire, ou mis à disposition dans la salle de formation.
Pour aller plus loin
L'évaluation de la satisfaction
En préférant l’émargement dématérialisé, vous facilitez aussi l’envoi des questionnaires de satisfaction à vos stagiaires.
L'évaluation des connaissances
Prochainement, l’option inclura également une fonctionnalité vous permettant de créer et diffuser simplement des quiz en ligne à vos stagiaires.
Ressources
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