Assistant de planification

Un puissant calculateur multi-critères qui trouve la meilleure organisation possible pour vos formations !

N’avez-vous jamais rêvé de trouver le meilleur intervenant, aux meilleures dates, en quelques instants seulement, sans avoir à consulter une multitude de fichiers excel et autres plannings ?

Chez Argalis, nous avons bien compris que la planification est un levier d’optimisation considérable pour un organisme de formation. C’est pourquoi nous avons conçu un Assistant de planification performant qui vous aide au quotidien dans l’organisation de vos prestations. Il vous propose les solutions de planification les plus pertinentes en tenant compte de toutes vos contraintes : intervenants, salles, souhaits du client, objectif de marge… Votre temps de recherche est réduit au maximum et vous optimisez la rentabilité de la prestation.

Planifiez vos sessions en 4 étapes

Alors, ça vous tente ? Salles..., Dates..., Intervenants..., Rentabilité... Finissez-en avec la recherche fastidieuse à travers de multiples fichiers !

Renseignez toutes vos exigences dans l’Assistant de Planification et il effectue la recherche pour vous. 

Un assistant rapide et efficace

Le choix du lieu de formation

Vous choisissez le site où se tiendra la formation, parmi ceux déjà paramétrés dans Argalis (internes, externes ou propres au client).

La formation se déroulera sur plusieurs sites ?

Aucun problème ! Argalis gère la planification multi-sites et les déplacements correspondants de vos intervenants.  Vous disposez ainsi d’une grande flexibilité géographique tout en conservant une organisation simple de vos sessions de formation.

Le choix des dates

Vous ajoutez ou supprimez facilement des jours de formation si nécessaire, vous pouvez préciser les créneaux horaires adéquats à la journée ou à la demi-journée, ainsi que les lieux de formation qui pourront être différents pour chaque créneau si vous le souhaitez.

Vous pouvez fixer des contraintes de planification fortes, par exemple en indiquant des dates fermes pour tout ou partie des jours de formation, et/ou donner des paramètres plus larges à l’Assistant de Planification pour exclure ou privilégier certaines périodes, certains jours de la semaine, les jours fériés, les vacances scolaires… autoriser ou non les demi-journées, ou encore imposer des jours consécutifs.

La formation doit être réalisée avant une date imposée ? Les apprenants ne sont disponibles que le jeudi après-midi ? La prestation peut être réalisée uniquement en période de vacances scolaires ?

Spécifiez vos contraintes et l’Assistant de Planification vous proposera ensuite les solutions les plus pertinentes !

La recherche d'intervenant

A ce stade, vous avez la possibilité d’ajouter un filtre supplémentaire sur les paramètres de l’intervenant (type de contrat, disponibilité, distance à parcourir, impact coût sur la session…) afin de ne retenir que les solutions les plus pertinentes à vos yeux. Vous pouvez également autoriser ou non les nuits d’hôtel, et indiquer leur coût afin d’en tenir compte dans le calcul de marge de la session.

Un calcul de distance à parcourir ultra-perfectionné

Basé sur une API de calcul d’itinéraire, le calcul des distances à parcourir d’Argalis tient compte de la distance entre le lieu de départ et le lieux d’arrivée de l’intervenant, bien sûr, mais aussi de tous les éventuels trajets intermédiaires ! Les allers-retours, les déplacements vers un autre site de formation, les déplacements depuis l’hôtel… Tout est automatiquement comptabilisé pour vous permettre de faire le meilleur choix.

Le choix de la meilleure combinaison

L’assistant fait son travail et vous propose les meilleures solutions possibles pour optimiser la planification de votre session.

Les propositions sont facilement identifiables par leur code couleur :

Tuiles vertes : tous vos critères sont respectés et la marge est maximale

Tuiles jaunes : un de vos critères n’est pas optimal

Tuiles rouges : plusieurs de vos critères ne sont pas optimaux

Planifiez vos sessions en 4 étapes

Choisissez le lieu d'intervention

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Sélectionnez le lieu envisagé pour réaliser l’intervention parmi vos propres salles, les salles extérieures que vous avez référencées, ou encore les locaux mis à disposition par votre client.

La formation se déroulera sur plusieurs sites ?

Aucun problème ! Argalis gère la planification multi-sites et les déplacements correspondants de vos intervenants.  Vous disposez ainsi d’une grande flexibilité géographique tout en conservant une organisation simple de vos sessions de formation.

Renseignez vos contraintes de planning

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Dans la section « Dates » de l’Assistant de Planification vous gérez les dates de formation ainsi que les contraintes de planning auxquelles vous ou votre client êtes confrontés.

Vous ajoutez ou supprimez facilement des jours de formation si nécessaire, vous pouvez préciser les créneaux horaires adéquats à la journée ou à la demi-journée, ainsi que les lieux de formation qui pourront être différents pour chaque créneau si vous le souhaitez.

Vous pouvez fixer des contraintes de planification fortes, par exemple en indiquant des dates fermes pour tout ou partie des jours de formation, et/ou donner des paramètres plus larges à l’Assistant de Planification pour exclure ou privilégier certaines périodes, certains jours de la semaine, les jours fériés, les vacances scolaires… autoriser ou non les demi-journées, ou encore imposer des jours consécutifs.

La formation doit être réalisée avant une date imposée ? Les apprenants ne sont disponibles que le jeudi après-midi ? La prestation peut être réalisée uniquement en période de vacances scolaires ?

Spécifiez vos contraintes et l’Assistant de Planification vous proposera ensuite les solutions les plus pertinentes !

Affinez la recherche d'intervenant

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La section « Intervenants » vous propose tous les intervenants de votre fichier disposant des compétences nécessaires pour effectuer la mission que vous planifiez.

A ce stade, vous avez la possibilité d’ajouter un filtre supplémentaire sur les paramètres de l’intervenant (type de contrat, disponibilité, distance à parcourir, impact coût sur la session…) afin de ne retenir que les solutions les plus pertinentes à vos yeux. Vous pouvez également autoriser ou non les nuits d’hôtel, et indiquer leur coût afin d’en tenir compte dans le calcul de marge de la session.

Un calcul de distance à parcourir ultra-perfectionné

Basé sur une API de calcul d’itinéraire, le calcul des distances à parcourir d’Argalis tient compte de la distance entre le lieu de départ et le lieux d’arrivée de l’intervenant, bien sûr, mais aussi de tous les éventuels trajets intermédiaires ! Les allers-retours, les déplacements vers un autre site de formation, les déplacements depuis l’hôtel… Tout est automatiquement comptabilisé pour vous permettre de faire le meilleur choix.

Choisissez l'organisation à mettre en place

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Vous n’avez plus qu’à sélectionner l’organisation que vous souhaitez mettre en place parmi les propositions calculées par l’Assistant de Planification, puis valider pour qu’elle soit appliquée à la session que vous traitez. L’assistant fait son travail et vous propose les meilleures solutions possibles pour optimiser la planification de votre session. Les propositions sont facilement identifiables par leur code couleur :

Tuiles vertes : tous vos critères sont respectés et la marge est maximale

Tuiles jaunes : un de vos critères n’est pas optimal

Tuiles rouges : plusieurs de vos critères ne sont pas optimaux

Vous n'avez plus qu'à valider votre session

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Pour confirmer votre planification auprès de vos clients et intervenants en un clin d’oeil, Argalis a conçu un système de validation automatisé très pratique.

Je souhaite gagner du temps dans la planification de mes sessions